Die fortschreitende Digitalisierung stellt Handwerksbetriebe vor spezielle Herausforderungen, insbesondere in Nischenbereichen wie der Glaserei. Vor der Einführung eines KI-gestützten Systems mussten Mitarbeiter Aufmaßscheine, die vom ERP-System als PDFs erzeugt wurden, manuell in das System übertragen. Dies führte häufig zu Fehlern und ineffizienten Arbeitsabläufen. Ein neues KI-gestütztes System automatisiert nun diesen Prozess. Es extrahiert relevante Daten aus den PDFs und überträgt sie fehlerfrei in die bestehende Datenbank des Betriebs. Diese Lösung erhöht die Effizienz erheblich und minimiert Übertragungsfehler. Die KI-basierte App erleichtert den Nutzern die Auswahl und Überprüfung der extrahierten Daten und stellt sicher, dass sie korrekt in das ERP-System integriert werden. Zusätzlich gewährleistet die Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien die sichere Verarbeitung der Daten. Durch diese Implementierung konnte der Betrieb die Arbeitsabläufe optimieren und die Datenqualität verbessern, was langfristig zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Das System dient als Vorbild für andere KMUs in der Baubranche, die ebenfalls von der Integration KI-gestützter Systeme profitieren können.
Herausforderungen vor der Einführung des Systems
Die fortschreitende Digitalisierung in Handwerksbetrieben stellt oft spezifische Herausforderungen dar, insbesondere in Nischenbereichen wie der Glaserei. Auch moderne ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) stoßen an ihre Grenzen, wenn es darum geht, manuelle Prozesse vollständig zu automatisieren. Im vorliegenden Fall erzeugte das bestehende ERP-System eines Handwerksbetriebs Aufmaßscheine in Form von PDF-Dokumenten. Diese Dokumente enthalten alle relevanten Daten für die Weiterverarbeitung, sind jedoch aufgrund ihrer statischen Natur für eine direkte Integration in das ERP-System ungeeignet.
Vor der Einführung des neuen Systems mussten Mitarbeiter die PDF-Dokumente manuell in das System übertragen. Dies war nicht nur zeitintensiv, sondern auch anfällig für Fehler. Die manuelle Eingabe führte häufig zu Übertragungsfehlern und damit zu doppeltem Arbeitsaufwand sowie möglichen Verzögerungen bei der Projektabwicklung. Darüber hinaus konnten die PDF-basierten Informationen nicht effizient in die bestehende Auftrags- und Verwaltungs-App sowie die mobile Monteur-App integriert werden. Dadurch blieb ein erhebliches Potenzial zur Optimierung der Prozesse ungenutzt.
Eine zentrale Herausforderung bestand somit darin, eine Lösung zu entwickeln, die es ermöglicht, die Daten aus den PDF-Dokumenten effizient und fehlerfrei in eine Datenbank zu überführen, um sie für verschiedene Anwendungen nutzbar zu machen. Ziel war es, diesen Prozess zu automatisieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Effizienz der Datenverarbeitung zu erhöhen.
Implementierung des KI-gestützten Systems
Zur Bewältigung dieser Herausforderung wurde ein KI-gestütztes System parallel zum bestehenden ERP-System entwickelt und implementiert. Das Herzstück dieser Lösung war die Entwicklung einer benutzerfreundlichen App, die es den Nutzern ermöglicht, neu generierte PDF-Dateien – die sogenannten Aufmaßscheine – automatisch auszuwählen und für die Datenextraktion vorzubereiten. Über die App können relevante PDF-Dateien einfach per Klick aus einer Übersicht ausgewählt werden. Im Anschluss wird der Nutzer durch einen logisch aufgebauten und einfach strukturierten Prozess geführt, der die Handhabung erleichtert und Fehlerquellen minimiert.
Die App verwendet ein KI-Modell, um die relevanten Datenfelder, wie Maße, Materialien und Arbeitsanweisungen, präzise zu extrahieren. Nachdem die Daten ausgelesen wurden, werden sie dem Benutzer in einem übersichtlichen Format zur Kontrolle angezeigt. Dieser Kontrollschritt ermöglicht es, potenzielle Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Daten endgültig in das Auftragssystem des Unternehmens übertragen werden. So wird sichergestellt, dass die Daten mit höchster Genauigkeit übernommen werden, wodurch das Risiko von Fehlern deutlich reduziert wird.
Bereits vor der Implementierung des Systems verfügte die Glaserei über eigene Datenbanken mit Auftragsdaten. Diese Datenbanken wurden um zusätzliche Datenspalten erweitert, um die neu gewonnenen Informationen effizient speichern zu können. Das implementierte KI-System wurde direkt auf diesen vorhandenen Datenbanken und Spalten aufgesetzt und speichert die extrahierten Daten nahtlos in die bestehenden Strukturen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Auswahl der KI-Software unter Berücksichtigung strenger Datenschutz- und Cybersicherheitsrichtlinien. Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich auf Servern, die sich in deutschen Rechenzentren befinden. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, sondern stärkt auch das Vertrauen in die digitale Transformation, da die Betriebe sicher sein können, dass ihre Daten sicher und rechtskonform verarbeitet werden.
Vorteile des Systems und Blick in die Zukunft
Die Implementierung dieses KI-gestützten Systems bietet dem Handwerksbetrieb zahlreiche Vorteile. Einer der größten Vorteile liegt in der erheblichen Steigerung der Effizienz. Die Automatisierung des Datenextraktionsprozesses reduziert die manuelle Arbeitszeit erheblich und minimiert gleichzeitig das Risiko von Übertragungsfehlern. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt sich mit der zeitaufwändigen Eingabe und Überprüfung von Daten beschäftigen zu müssen.
Ein weiterer Vorteil ist die Verbesserung der Datenqualität. Durch die KI-gestützte Datenerfassung werden die Informationen schneller und präziser erfasst. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit der Daten, was die Entscheidungsfindung und die Nachverfolgung von Projekten erleichtert. Langfristig führt dies zu einer Optimierung der Arbeitsabläufe und einer höheren Kundenzufriedenheit, da Projekte effizienter und mit geringerer Fehlerquote abgewickelt werden können.
Das Leuchtturmprojekt bietet nicht nur dem betreffenden Handwerksbetrieb entscheidende Vorteile, sondern auch wertvolle Erkenntnisse und Inspirationen für andere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Baubranche. Der Erfolg dieser Implementierung zeigt, dass auch kleinere Betriebe von den Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz profitieren können, wenn die richtigen Technologien und Prozesse eingesetzt werden.
