Wissensmanagement für KMU der Bau- und Ausbaubranche

Wissensmanagement ist eine der wichtigsten Aufgaben unserer Zeit – und die Herausforderung, sich damit zu beschäftigen, betrifft längst nicht mehr nur Großkonzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen. Die Gründe dafür beginnen auch mit einer Zahl: 34 Gigabyte: So viele und mehr Daten konsumiert der Mensch heute an einem durchschnittlichen Arbeitstag mit rund siebeneinhalb Stunden Medienkonsum. Und die Informationsflut nimmt täglich zu. Parallel ist der Innovationsdruck hoch. Der Wettbewerb zwingt Unternehmen, ständig nach neuen Ideen zu suchen und Lösungen für ihre Kunden zu entwickeln. Gleichzeitig führt der technologische Wandel dazu, dass vorhandenes und digital gespeichertes Wissen schnell veraltet und ständig aktualisiert werden muss, erfordert es der demographische Wandel, dass wir spätesten bis zum Renteneintritt der Baybyboomer-Generation Möglichkeiten finden, ihren reichen Erfahrungsschatz zu sichern und für die Zukunft zu nutzen.

Ohne Wissensmanagement geht es nicht mehr

„Um der Datenflut Herr zu werden, gesammeltes Wissen zu bewahren und neues Wissen nicht nur anzuhäufen, sondern aktiv zu nutzen und damit die Qualität von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen zu steigern, ist Wissensmanagement unerlässlich“, erklärt Daniel Rugel, Spezialist für das Thema Wissensmanagement beim Mittelstand-Digital Zentrum Bau. Und führt weiter aus: „Denn so können vorhandene Ressourcen effizient genutzt, Wissensverlust präventiv verhindert, Fehler minimiert und nicht zuletzt Wettbewerbsvorteile erzielt werden.“

Vom Nutzen zum Aufwand

Den vielen positiven Gründen für die Bewahrung von wertvollem Wissen stehen gleichzeitig auch Aufwände gegenüber: Der Aufbau und die Aufrechterhaltung des notwendigen Umfelds erfordern Zeit und erzeugen somit Kosten. Die Struktur muss geschaffen, das Personal rekrutiert und das Wissen ständig aktualisiert werden. Wo die Organisation der vorhandenen Informationen an ihre Grenzen stößt, kann es zu einer Informationsüberflutung kommen, die die Qualität der Wissensaufbereitung mindert und die Beteiligten frustriert. Eine ständige Qualitätskontrolle und Evaluierung der Prozesse ist daher notwendig. So lässt sich verhindern, dass Mitarbeitende veraltete Informationen bereitgestellt bekommen und diese nutzen. Für die Weitergabe von wertvollem Wissen ist allerdings nicht nur die Bereitstellung der technischen und prozessualen Struktur wichtig. Da das meiste Wissen in den Köpfen der Mitarbeitenden verankert ist, bedeutet Wissensmanagement zu einem großen Teil einfach auch, die Menschen mitzunehmen. Wo es Widerstände gegen die Einführung von Wissensmanagement gibt, ist es demnach notwendig, im Vorfeld die Unternehmenskultur zu verändern und die Mitarbeitenden an neue Gewohnheiten heranzuführen, wie zum Beispiel die Ablage von Dokumenten in bestimmten digitalen Strukturen. Nicht zuletzt birgt Wissensmanagement ein gewisses Missbrauchs- und Verlustrisiko. Daher müssen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um z.B. den Verlust von Daten beim Ausscheiden von Mitarbeitenden zu verhindern.

Vorteile

Insgesamt ist die Einführung von Wissensmanagement allerdings ein Gewinn für alle Unternehmensbereiche – und angesichts des zunehmenden Wettbewerbsdrucks eine Investition in die Zukunft, der sich kein KMU entziehen kann. Denn letztlich profitiert jeder Unternehmensbereich davon: das Projektmanagement ebenso wie das Dokumentenmanagement, die Arbeitssicherheit, aber auch der Kundenservice und Support, die Wartung und Reparatur, der Bereich Aus- und Weiterbildung und viele mehr.

Digitale Wissensmanagement-Lösungen in der Baupraxis

Bei der Einarbeitung von neuem Personal hilft beispielsweise ein Lernportal, das in das eigene Wissensmanagementsystem integriert ist und die Auszubildenden oder neue Kolleginnen und Kollegen in kurzer Zeit durch die wichtigsten Informationen im Unternehmen führt. Hilfreich ist auch ein im System bereitgestellter und mehrmals jährlich an Mitarbeitende verschickter Fragebogen, der Tipps zur Qualitätsverbesserung, zur Optimierung der Sauberkeit oder auch zur Beschleunigung der Prozesse auf der Baustelle sammelt. Damit hilft er, das eigene Unternehmen kontinuierlich voranzubringen. Das Mitarbeiterverzeichnis nennt Ansprechpartner für bestimmte Bereiche. Im Mitarbeiterhandbuch finden sich Regelungen z.B. zur erforderlichen Arbeitskleidung oder zum Baustellenablauf, zur Arbeitssicherheit oder zur Materialwirtschaft. Auch der Urlaubsantrag kann dort heruntergeladen, sofort ausgefüllt und anschließend an die richtige Stelle geschickt werden. Eine Liste dokumentiert die im Betrieb vorhandenen Maschinen und Geräte und auf welcher Baustelle gerade welches Werkzeug eingesetzt wird, oder ob es gerade in Reparatur ist. Im von langjährigen Mitarbeitenden Fragenkatalog informieren diese darüber, wie die Kunden am besten angesprochen werden – und unterstützen so die Neulinge. Was brauche ich für den ersten Kundentermin? Welche Fragen stelle ich beim Kennenlerngespräch? Was muss ich mitnehmen oder im Vorfeld klären, bevor ich zu einer Abnahme gehe? Einmal erarbeitet, bietet ein derartiges Nachschlagewerk jedem Mitarbeitenden im Alltag wichtige Unterstützung.

Software? Alles schon da!

Das Gute daran: Für alle zuvor beschriebenen Anwendungsbereiche ist in der Regel keine spezielle Software erforderlich. Denn neben den zahlreichen Spezialtools zur Umsetzung von Wissensmanagement bietet bereits eine in Standard-Software für das Büro enthaltene Lösung vielfältige Umsetzungsmöglichkeiten. Die darin integrierten Werkzeuge ermöglichen eine einfache Kommunikation und Zusammenarbeit, die Personalisierung und Anpassung der Lösungen und beinhalten zusätzlich Sicherheitsfunktionen und -lösungen sowie Möglichkeiten der Zugriffskontrolle.

Von der Planung bis zur praktischen Umsetzung

Wie für jedes neue digitale Werkzeug ist auch für die Einführung einer Wissensmanagement-Lösung ein strukturierter Prozess erforderlich. Dieser umfasst in der Regel fünf Schritte:

1. Ist-Analyse: Welches Wissen ist für das Unternehmen überhaupt relevant? Welche Systeme und Prozesse gibt es im Betrieb und welchen Stellenwert haben sie?
2. Definition von Zielen und Nutzen: Was will ich mit der Einführung von Wissensmanagement überhaupt erreichen?
3. Auswahl geeigneter Methoden und Werkzeuge: Beides hängt von den definierten Zielen ab.
4. Realisierung und die Implementierung der Lösung: Das Wissensmanagementsystem wird in die Geschäftsprozesse integriert. Dabei werden die Beteiligten einbezogen.
5. Evaluation und Verbesserung: Wissensmanagement soll zur Routine werden. Zudem sollen die Voraussetzungen für eine kontinuierliche und nachhaltige Verbesserung geschaffen werden – denn nur, wenn die eigene Lösung auch gepflegt wird und stets aktuell gehalten wird, wird sie auch genutzt.

Experten unterstützen in allen Phasen

Um KMU bei diesen Schritten zu unterstützen, bietet auch das Mittelstand-Digital Zentrum Bau kostenlose Online-InfoVorträge an. Im Mittelpunkt der fundierten Fachveranstaltungen stehen Einblicke in das Thema Wissensmanagement sowie ein Überblick über die erfolgskritischen Faktoren bei der Umsetzung einer individuellen Lösung für das eigene Unternehmen. Darüber hinaus lernen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer unter der Leitung von Daniel Rugel vom Mittelstand-Digital Zentrum Bau-Partner eBusiness-KompetenzZentrum Kaiserlautern praxiserprobte Methoden und Werkzeuge kennen und nehmen zahlreiche Ideen und Handlungsempfehlungen für die Umsetzung im eigenen Unternehmen mit. Detaillierte, auf die eigenen Herausforderungen zugeschnittene Informationen bieten zusätzliche Online-Checks, die ebenfalls vom Mittelstand-Digital Zentrum Bau bereitgestellt werden. Weitere Informationen finden Sie dazu unter: https://www.digitalzentrumbau.de

Zusätzlich finden am Dienstag, 10.9., am Dienstag, 17.9., und am Dienstag, 24.9., eine dreiteilige Vortragsreihe statt. Im Oktober folgt auch noch das MeisterWerk365 Summit.