Digitale Bestandserfassung auf dem Radar

Michels Architekturbüro ist Mitglied der BIM-Allianz, einem Kooperationspartner des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen. Ich hatte deswegen die Chance, eine Baustelle zu besuchen und einen Bauleiter für einige Stunden zu begleiten. Bewegt hat mich folgende Frage: Inwieweit erleichtern digitale Tools und Schnittstellen die Zusammenarbeit am Bau gerade in Zeiten der Pandemie? Dieser Beitrag zeigt deren Einsatz und Nutzen in der Praxis.

Berlin Alt-Moabit zur Mittagszeit. Im zweiten Hinterhof der Hausnummer 73 steht Lutz Barenhoff von Michels Architekturbüro in grellgrüner Warnweste und mit Tablet in der Hand vor einer ehemaligen Fabrikhalle aus der Zeit um 1920, die ein privater Investor kernsanieren lässt. Das Architekturbüro Michels wurde mit allen Leistungsphasen beauftragt. Barenhoff ist Bauleiter des Projekts und dafür zuständig, dass die Planung der Architekten mängelfrei umgesetzt wird wie vereinbart, er steuert also den Bauablauf und bewertet die Qualität der ausgeführten Arbeiten, genauer „ob die Ausführung den Regeln der Technik entspricht“, wie er es nennt. Technik ist das Stichwort. Auf seinem Tablet findet sich als treuer Begleiter die App PlanRadar, die er auch auf seinem Smartphone installiert und damit beinahe jederzeit aufrufbar hat. Bereits im Architekturbüro vorhandene IT-Lösungen als auch PlanRadar können auf Daten zugreifen und mit diesen arbeiten. Denn das Tool wird über eine sogenannte REST (Representational State Transfer) API in die bereits genutzten IT-Systeme eingebunden. Dadurch wird der Austausch von Informationen möglich, auch wenn diese auf unterschiedlichen Systemen gespeichert sind. Der Datenaustausch ist sicher, automatisch und maschinenlesbar.

Diese App nutzt das Team von Michels Architekturbüro gleich für mehrere Aufgaben, u.a. zur internen Projektkommunikation, zum Austausch mit externen Firmen sowie zur Dokumentation des Baus, also fürs Bautagebuch und Bauprotokoll. In Pandemie-Zeiten, wo ohnehin nicht alle Verantwortlichen ständig beieinandersitzen und Videokonferenzen normal geworden sind, bekommt digitales Projektmanagement mit Hilfe von Apps einen höheren Wert für die Zusammenarbeit auf der Baustelle und im Büro. Normalerweise wäre Barenhoff häufiger im Architekturbüro anwesend, wegen der Pandemie hat er seinen Arbeitsplatz momentan komplett auf die Baustelle verlegt, um die physische Nähe zu entzerren, obwohl im Büro selbst über die regulären Hygienemaßnahmen hinaus tägliche Tests und Luftfilter Sicherheit und Schutz bieten. Diese räumliche Distanz zu seinen Kolleginnen und Kollegen im Büro oder im Homeoffice spielt jedoch dank digitaler Tools wie PlanRadar eine untergeordnete Rolle.

Digitale Bestandserfassung

80% seiner Arbeit erledigt Lutz Barenhoff deswegen mittlerweile am Telefon, am Smartphone oder am PC, obwohl in dem Gebäude selbst, genauer in der ausführenden Bautätigkeit, recht wenig Digitalisierung steckt, und diese erst in der Erfassung des Bestands zum Tragen kommt. Denn anders als bei Neubauten, bei denen die Leistung von vornherein klar ist und sich mit der Beauftragung deckt, kommen bei Altbauten häufig Leistungen hinzu, die vorher nicht beauftragt worden sind: Hier noch ein Rohr in der Decke, das entfernt werden muss, dort ein gerissener Schornsteinzug. In dieser Phase des Bauprozesses wird der Digitalisierung tatsächlich ein hoher Nutzen bescheinigt. Barenhoff schreitet durchs Erdgeschoss und demonstriert das am Beispiel einer Innenwand in einem teilsanierten Raum. „Vorher war an dieser Stelle eine Trockenbauwand, deswegen konnte niemand sehen, dass dort Leitungen heruntergehen. Diese Löcher in den Decken müssen also noch geschlossen werden. Möglicherweise haben wir eine neue Leistung, die noch nicht beauftragt wurde.“ Jetzt kommt PlanRadar ins Spiel.

Dokumentation mit Ticketsystem

Barenhoff zückt sein Smartphone, ein handelsübliches genügt. In PlanRadar kann er die Ebene „Erdgeschoss“ auswählen und ein neues Ticket erstellen oder ein vorhandenes abrufen: das ist entweder ein Mangelticket oder in diesem Fall ein Leistungsticket. Als Notiz hinterlegt er „Restleistung Trockenbauwand Erdgeschoss Teil 1 verputzen“. Danach kann er die Zuständigkeit zuweisen, Barenhoff wählt die Bauleiterin eines Rohbauunternehmens, und er kann bei Bedarf ein Foto oder eine Sprachnachricht hinzufügen und eine Frist zur Erledigung setzen. Das Ticket mit der neuen Leistung erscheint sodann in der PlanRadar-App der zuständigen Bearbeiterin – je nach Konfiguration in Echtzeit oder einmal täglich. Dadurch steht nicht nur in Pandemie-Zeiten allen Beteiligten ein Tool zur Verfügung, das das gesamte Baugeschehen digital und in Echtzeit abbildet. Den großen Vorteil sieht Lutz Barenhoff in der Datenbankfunktion der App: „Ich kann die Tickets nach Zuständigkeit filtern und den Stand offener Restleistungen verfolgen, wodurch ich eine Liste an die zuständige Bauleiterin zur Erledigung schicken kann. Sie hingegen hat eine Abrechnungsgrundlage, kann also ganz genau nachvollziehen, was wir im Erdgeschoss getan haben. Das war früher viel schwerer nachzuvollziehen.“ Darüber hinaus bietet sich die App als perfekte Dokumentation an, sämtliche Tickets aus dem Projekt können am Ende als PDF dem Bauherrn übersandt werden, der dadurch eventuelle Fehler leichter nachvollziehen kann.

Die Arbeit mit PlanRadar rückt die digitale Kommunikation in den Vordergrund. „Früher wurde noch viel mündlich kommuniziert, das hatte aber den Nachteil, dass nichts dokumentiert war, etwa für mögliche Reklamationen oder für den Fall eines Rechtsstreits, was aber enorm wichtig ist“, sagt Barenhoff. Zudem bietet die App eine Vernetzung mit dem Baustellenplan. Der Bauleiter inspiziert mit dem Smartphone in der Hand die Baustelle, legt in PlanRadar die Tickets an und verteilt sie anschließend an die zuständigen Handwerker. „Das kostet mich heute nur drei Klicks. Zudem kann ich meine Notizen unterwegs im Auto schnell einsprechen. Früher waren die Mängellisten noch Excel-Listen mit kryptischen Beschreibungen wie Wohnung 22, Wandachse 22. Für die Ausführenden ist die Angabe meist zu unbestimmt. Dank PlanRadar kann ich die Mängel sehr genau bezeichnen, das spart vor allem Zeit“, sagt Barenhoff. Denn der Mangel wird in der App nicht nur beschrieben, fotografisch festgehalten und dokumentiert, sondern auch auf dem Baustellenplan verortet, was für den Handwerker essentiell ist. Der wiederum kann den Mangel nach erfolgreicher Reparatur freimelden und das per Bild nachweisen, wodurch der Bauleiter wiederum eine Meldung aufs Smartphone bekommt. Nicht zuletzt in Corona-Zeiten ungemein nützlich.

Ganzheitliches digitales Aufgabenmanagement

Allerdings verleitet der Einsatz digitaler Tools mitunter dazu, den Tag über mit dem Smartphone über die Baustelle zu laufen und irgendetwas zu erfassen. Lutz Barenhoff warnt davor, alles „zu Tode zu dokumentieren“. In bestimmten Situationen geht es mündlich schneller. „Wenn ich einen Kratzer an der Wand sehe und der Maler noch in der Nähe ist, sage ich ihm, er soll den noch schnell entfernen, bevor ich erst das Handy aus der Tasche hole, ein Foto davon mache und eine Beschreibung eintippe.“ Im Fall des ganzheitlichen Aufgabenmanagements hingegen bringt die Digitalisierung und damit der Einsatz diverser Apps immense Vorteile. Hier sieht das Architekturbüro Michels sich sehr gut aufgestellt.

Neben PlanRadar nutzt das Team die Kanban-Methode. Mit entsprechenden Boards und Tools ist das Projektmanagement, die Verwaltung wiederkehrender Aufgaben und die Kommunikation unter einer Oberfläche möglich. „Wenn ich abends im Bett liege und mir einfällt, dass die Aufmaßprüfung ansteht, rufe ich niemanden an oder schreibe keine E-Mail, sondern ich tippe diese Aufgabe ein und weise sie entsprechend zu“, erzählt Barenhoff. Sowohl PlanRadar als auch das Kanban-Board erleichtern die Vertretung im Urlaubs- und oder Krankheitsfall ungemein. Sollte eine Kollegin oder ein Kollege längere Zeit ausfallen, hat das Team von jedem Ort vollen Zugriff auf das Bautagebuch samt Fotos sowie auf alle offenen Tickets. Nichts geht in einem Wust an E-Mails oder Chatverläufen unter, weil es nur eine Schnittstelle gibt, hinter der alle Informationen abgelegt sind. Hier hat sich entwicklungstechnisch viel getan, rückblickend kann die Baubranche in der Tat vom großen Fortschritt gegenüber den Tools vergangener Jahre profitieren. Lutz Barenhoff glaubt, dass der Standard sich noch weiter verbessern wird.