Mittelstand setzt auf digitale Dokumentation und die Cloud

Das ECM umfasst Strategien, Methoden und Werkzeuge, um Inhalte und Dokumente im Unternehmen digital zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu bewahren und bereitzustellen. Neben Office- und PDF-Dateien in Form von Rechnungen organisieren die befragten Unternehmen auch Bilder, Audio-Dateien und Videos. „ECM-Lösungen bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom. „Dadurch erhalten Unternehmen Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Es ist erfreulich, dass der Mittelstand, das Herz der deutschen Wirtschaft, zwischenzeitlich den Weg in Richtung des digitalen Büros beschritten hat.“

Zudem setzten 58 Prozent der Unternehmen für ihre Dokumentenverwaltung heute zunehmend auf ECM-Software aus der Cloud, wohingegen Inhouse-Lösungen auf 44 Prozent zurückgingen. Dadurch würden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht. Die Cloud werde bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen, so Britze.

Die Angaben basieren auf der Studie „Digital Office im Mittelstand“. Dabei wurden 703 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt, darunter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern.