Das Thema „Digitale Zeiterfassung“ ist nicht erst seit heute eines der heißbegehrtesten Themen für Handwerksunternehmer der Bau- und Ausbaubranche. Eine Herausforderung dabei ist, sich für „die richtige Lösung“ zu entscheiden, sofern es überhaupt die richtige Lösung gibt. Viele Branchenlösungen, mit denen die Handwerker ihre Angebote und Rechnungen schreiben, haben ein digitales Zeiterfassungssystem mit an Bord. Darüber hinaus gibt es derzeit noch weit über 150 Zeiterfassungssysteme auf dem Markt und gefühlt kommt wegen der großen Nachfrage jede Woche eine neue Zeiterfassungslösung hinzu. Wie soll man sich als Unternehmer in dem “DigiZeit-Dschungel” zurechtfinden und die richtige Entscheidung treffen?
Deswegen präsentieren wir in diesem Beitrag nützliche Praxistipps und die folgenden sechs Fragen, über die Sie sich im Vorfeld Gedanken machen sollten. Gerade auch deswegen, weil man den Mitarbeitenden auf der Baustelle ein „Werkzeug“ in Form eines Smartphones (ergonomischer als ein Tablet, das eh nur im KFZ liegt) zur digitalen Erfassung von Informationen zur Verfügung stellt, sofern er nicht sein eigenes Smartphone nutzen möchte, wovon aus mehreren Gründen abzuraten ist. Dieses digitale Werkzeug eignet sich natürlich auch noch zur Baustellendokumentation, um digitale Formulare auszufüllen, um DSGVO-konform zu chatten und vieles mehr.
Diesen 6 Fragen sollten Sie sich stellen:
- Will ich nur eine digitale Zeiterfassung? Oder möchte ich (gleich oder später) auch noch zusätzliche Funktionen (BauDoku, Chat, etc.) nutzen?
- Möchte ich eine simple Zeiterfassung einführen, z.B. Be-und Entladen Werkstatt, Fahrzeit zur Baustelle, Arbeitszeit, Pause, Arbeitszeit, usw.; oder möchte ich (irgendwann) auch eine Leistungs-Zeiterfassung einführen, wo der Mitarbeiter auch Leistung und Fortschritte erfasst?
- Bietet meine Branchenlösung schon eine digitale Zeiterfassung an? Wenn ja, erfüllt die meine Anforderungen? Wenn das nicht der Fall sein sollte, welche Anforderungen muss eine zusätzliche Insellösung erfüllen?
- Falls ich mich für eine Insellösung entscheiden sollte, will ich die erfassten Stunden in meine Branchenlösung zur Nachkalkulation übergeben und gibt es eine (funktionierende) Schnittstelle?
- Sollen die digital erfassten Stunden auch nach vorheriger Prüfung über eine Schnittstelle direkt in die Lohnbuchhaltung übergeben werden, um Erfassungsaufwand einzusparen? Wenn ja, gibt es eine funktionierende Schnittstelle zu dem Lohnbuchhaltungsprogramm?
- Gibt es Fördermittel für die Beschaffung und die Begleitung bei der Einführung der digitalen Zeiterfassungslösung sowie kompetente Ansprechpartner, die mich dabei unterstützen?
Sobald Sie sich diese Fragen beantwortet haben, sind schon mal die wichtigsten Anforderungen geklärt. Sollten Sie dabei Unterstützung benötigen, wenden Sie sich per E-Mail direkt an Michael Heil, Ansprechpartner für den Bereich digitale Geschäftsprozesse im Mittelstand-Digital Zentrum Bau.
Damit Sie aber schon mal eine Idee davon haben, wie eine digitale Zeiterfassung auf dem Smartphone aussehen könnte, hier zwei Beispiel-Screenshots:
- Simple, digitale Zeiterfassung (zum Anzeigen klicken)
- arbeitspaketorientierte Leistungszeiterfassung (zum Anzeigen klicken)
Ein wichtiger Hinweis zur Leistungs-Zeiterfassung: Eine angebotspositionsorientierte, digitale Leistungs-Zeiterfassung wird nicht funktionieren, weil die Struktur Ihres Angebotes in der Regel nicht mit dem chronologischen Ablauf auf der Baustelle übereinstimmt. Oftmals enthalten Angebotspositionen mehrere Leistungen, die zu unterschiedlichen Zeiten separat voneinander ausgeführt werden. Oder mehrere, unterschiedliche Angebotspositionen werden in einem Arbeitsgang miterledigt.
Die Möglichkeiten Zeiten (und Leistungen) auf der Baustelle zu erfassen sind vielseitig. Idealerweise holen Sie sich hierzu Rat von kompetenten, praxiserfahrenen Beratern (deswegen auch die Frage nach den Fördermitteln), die sie bei der Konzepterstellung und Einführung im Unternehmen begleiten.
Unsere nächste Informationsveranstaltung zum Thema “Digitale Zeiterfassung” findet am 28. März 2023 statt (siehe Termine).
21.03.2023
